Para proteger los datos de Microsoft 365 al preparar Copilot, empieza por revisar los permisos de SharePoint y otros contenidos compartidos. Microsoft afirma que Microsoft 365 Copilot respeta los permisos de quien lo utiliza, pero eso no corrige los accesos demasiado amplios que ya existen. Su guía recomienda aplicar restricciones provisionales mientras se arreglan esos permisos, establecer protecciones duraderas y después abordar la supervisión, la retención y el cumplimiento.
Antes de empezar
La secuencia está pensada para administradores de TI y seguridad. Microsoft indica que Copilot solo muestra información organizativa que la persona que inicia la consulta tiene permiso para ver. Aun así, un acceso concedido a demasiadas personas puede hacer que alguien encuentre mediante Copilot contenido que ya podía consultar, aunque no supiera que estaba disponible.
Preparar Microsoft 365 en tres etapas
1. Localiza y corrige el uso compartido excesivo
Revisa primero los sitios y archivos que estén compartidos en exceso, carezcan de propietario, lleven tiempo inactivos o contengan información confidencial. Comprueba también los vínculos de uso compartido, quién tiene acceso y si hay permisos heredados que se hayan modificado de forma incoherente.
Mientras se corrigen esos accesos, Microsoft recomienda utilizar medidas provisionales. Restricted Content Discovery puede excluir sitios seleccionados de la búsqueda de Copilot. Purview DLP también permite restringir determinados usos de contenido. Tras corregir los permisos, la guía de Microsoft indica que pueden retirarse esas protecciones provisionales. Recomienda validar los cambios mediante auditorías e informes de Microsoft Purview.
2. Establece protecciones duraderas
Una vez corregidos los accesos existentes, fija valores seguros para los sitios nuevos y limita los vínculos de uso compartido a las personas o grupos adecuados. Las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview ayudan a clasificar archivos y correos; sus derechos de uso también determinan cómo puede interactuar Copilot con el contenido protegido.
Microsoft Purview DLP ofrece controles con distintos alcances. Una directiva puede impedir que Copilot use archivos y correos con etiquetas de confidencialidad seleccionadas al generar respuestas. También puede bloquear el procesamiento de prompts que contengan tipos de información confidencial configurados o impedir que se use la búsqueda web externa para esos prompts. Cuando se bloquea la búsqueda web, Copilot aún puede utilizar fuentes internas de Microsoft 365 permitidas.
El bloqueo de prompts con datos confidenciales está en vista previa y se está desplegando gradualmente, por lo que su disponibilidad depende del inquilino. Además, las actualizaciones de una directiva DLP pueden tardar hasta cuatro horas en reflejarse en Microsoft 365 Copilot y Copilot Chat.
DLP no analiza el contenido de los archivos que se adjuntan directamente a un prompt. Comprueba el texto escrito en el prompt, no el contenido de esos archivos. Por tanto, una directiva que examina texto escrito no cubre por sí sola la información dentro de una carga directa.
La guía de Microsoft sobre cómo preparar una base segura y gobernada para Copilot desarrolla la revisión de permisos y la configuración de protecciones. Microsoft detalla el alcance de las directivas DLP para Copilot.
3. Organiza la supervisión y el ciclo de vida de los datos
Incluye en la gestión continua la revisión de actividad y riesgos, las obligaciones de cumplimiento y las reglas de conservación y eliminación. Microsoft documenta que los prompts y las respuestas de Copilot pueden almacenarse en servicios de Microsoft 365 y gestionarse con funciones de auditoría, eDiscovery y retención de Purview. El tiempo de conservación depende de las directivas configuradas por la organización.
Microsoft afirma que los prompts, las respuestas y los datos de Microsoft Graph a los que accede Microsoft 365 Copilot no se utilizan para entrenar modelos fundacionales. Esta política se refiere a Microsoft 365 Copilot; Copilot Chat tiene flujos de datos propios. Por lo general, Copilot Chat se basa en datos web, aunque puede usar datos organizativos en contextos concretos, como archivos aportados por el usuario, determinadas aplicaciones, Outlook o agentes. Si se activa la búsqueda web, puede enviar a Bing una consulta generada a partir del prompt, sujeta a prácticas de tratamiento distintas de las aplicadas a los prompts y respuestas de Copilot Chat.
Desanclar Copilot Chat no bloquea su uso
Quitar Copilot Chat de una aplicación de Microsoft 365 solo lo desancla; no elimina otras vías de acceso. Microsoft permite a los administradores bloquear Copilot Chat para todos los usuarios o para grupos concretos. Ese control se refiere a Copilot Chat y no debe confundirse con un bloqueo universal de todas las funciones de Copilot.
Microsoft explica las opciones para administrar y restringir el acceso a Copilot Chat.
