Para preparar os dados do Microsoft 365 para o Copilot, comece revisando acessos e compartilhamentos, aplique restrições temporárias durante as correções e, depois, configure proteções duradouras e práticas de conformidade. A Microsoft afirma que o Microsoft 365 Copilot respeita as permissões de quem faz a solicitação, mas isso não corrige permissões amplas demais que já existam nos arquivos e sites.
O limite de acesso não corrige permissões excessivas
O Microsoft 365 Copilot pode usar conteúdo do Microsoft Graph que a pessoa usuária tem autorização para consultar. Segundo a Microsoft, o Copilot não apresenta conteúdo organizacional fora dessas permissões. Na prática, porém, alguém autorizado pode descobrir com mais facilidade um arquivo que já estava compartilhado com um grupo amplo, mesmo que não soubesse que tinha acesso a ele.
Por isso, a preparação começa nos dados e nas permissões existentes, não em uma suposição de que o Copilot reorganizará os acessos. A orientação da Microsoft para preparar uma base de dados segura e governada organiza o trabalho em três etapas.
Prepare os dados em três etapas
1. Identifique e corrija o compartilhamento excessivo
Revise sites e conteúdos de alto risco, compartilhados em excesso, inativos, sem proprietário ou confidenciais. A orientação da Microsoft também recomenda corrigir usuários e links com acesso além do necessário, revisar permissões herdadas e confirmar quem é responsável por cada site.
Enquanto esses ajustes estão em andamento, a Microsoft recomenda restrições temporárias. O Restricted Content Discovery, por exemplo, pode excluir sites selecionados do SharePoint das descobertas do Copilot durante a correção dos acessos. O objetivo é conter a exposição do conteúdo escolhido enquanto a equipe resolve a causa nas permissões.
2. Configure proteções duradouras
Depois de corrigir os acessos, estabeleça controles permanentes de compartilhamento e proteção da informação. Rótulos de confidencialidade e criptografia também podem limitar o uso de conteúdo protegido: em situações específicas, o Copilot precisa dos direitos EXTRACT e VIEW para interagir com esse conteúdo.
O Microsoft Purview DLP oferece controles para interações com o Copilot. Uma política pode impedir que arquivos e e-mails com determinados rótulos de confidencialidade sejam usados na geração de respostas; o item ainda pode aparecer nas citações. O DLP também pode bloquear o processamento de prompts que correspondam a tipos de informações confidenciais configurados e impedir a pesquisa externa na Web para prompts correspondentes.
Há um limite importante para anexos: o DLP não verifica o conteúdo de arquivos enviados diretamente em um prompt. O controle descrito pela Microsoft analisa o texto digitado no prompt. Portanto, uma política de DLP não cobre, por esse mecanismo, o conteúdo do arquivo anexado.
O bloqueio de prompts por tipo de informação confidencial está em versão prévia e em implantação gradual, então a disponibilidade varia entre tenants. A Microsoft informa ainda que alterações em políticas de DLP podem levar até quatro horas para aparecer nas experiências do Microsoft 365 Copilot e do Copilot Chat.
3. Planeje conformidade e ciclo de vida dos dados
Inclua na governança o monitoramento de riscos, a auditoria, a retenção, o eDiscovery e o ciclo de vida dos dados. A Microsoft informa que dados de interação com o Copilot, incluindo prompts e respostas, podem ser armazenados nos serviços do Microsoft 365 e gerenciados com recursos do Purview. A retenção depende das políticas configuradas pela organização.
Compromissos de dados e experiências diferentes
A Microsoft afirma que prompts, respostas e dados do Microsoft Graph acessados pelo Microsoft 365 Copilot não são usados para treinar seus modelos de linguagem fundacionais. Essa declaração se refere ao Microsoft 365 Copilot e às categorias de dados descritas pela empresa.
O Copilot Chat tem fluxos de dados próprios. Quando a pesquisa na Web está habilitada, ele pode enviar ao Bing uma consulta curta gerada a partir do prompt; a Microsoft diz que essa consulta segue práticas de tratamento diferentes das aplicadas aos prompts e respostas do Copilot Chat. As proteções e fontes de dados também dependem da experiência, da conta e da configuração.
Ocultar o Copilot Chat não bloqueia o acesso
Desafixar ou ocultar o Copilot Chat não impede seu uso. A Microsoft documenta controles administrativos separados para bloquear o acesso ao Copilot Chat de todas as pessoas usuárias ou de grupos selecionados.
