Microsoft 365 Copilot übernimmt die bestehenden Zugriffsrechte der angemeldeten Person. Datenschutz beginnt deshalb mit der Prüfung übermäßig freigegebener Inhalte: Copilot behebt keine zu weit gefassten Berechtigungen, kann solche Inhalte für berechtigte Personen aber leichter auffindbar machen.
Microsofts Vorbereitung in drei Schritten
Microsoft empfiehlt, die Datenbasis in einer festen Reihenfolge vorzubereiten. Die Anleitung zur sicheren und verwalteten Datenbasis beginnt mit der Bereinigung übermäßiger Freigaben, bevor dauerhafte Schutzmaßnahmen und Compliance folgen.
- Übermäßige Freigaben finden und korrigieren. Prüfen Sie besonders riskante, zu weit freigegebene, inaktive, verwaiste oder sensible SharePoint-Websites und Inhalte. Microsoft empfiehlt, nicht mehr benötigte Personen und Freigabelinks zu entfernen, fehlerhafte Berechtigungsvererbungen zu korrigieren und die Zuständigkeit für Websites zu klären.Während der Bereinigung können vorübergehende Einschränkungen den Zugriff auf ausgewählte sensible SharePoint-Websites begrenzen. Microsoft nennt dafür Restricted Content Discovery und Purview DLP. Diese Maßnahmen ersetzen nicht die Korrektur der zugrunde liegenden Berechtigungen.
- Dauerhafte Schutzmaßnahmen einrichten. Legen Sie passende Freigabe- und Informationsschutzregeln fest und überwachen Sie deren Anwendung. Microsoft zufolge berücksichtigt Copilot Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung. Bei bestimmten geschützten Inhalten benötigt Copilot die Rechte EXTRACT und VIEW, um damit arbeiten zu können.
- Compliance und Datenlebenszyklus einplanen. Beziehen Sie Anforderungen an Überwachung, Aufbewahrung, eDiscovery und den Umgang mit Daten über ihren gesamten Lebenszyklus ein. Microsoft beschreibt, dass Copilot-Interaktionen in Microsoft-365-Diensten gespeichert und mit Purview-Funktionen für Audit, eDiscovery und Aufbewahrung verwaltet werden können. Die tatsächliche Aufbewahrung richtet sich nach den konfigurierten Richtlinien.
Was Microsoft Purview DLP abdeckt
Microsoft Purview DLP kann ausgewählte Dateien und E-Mails mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen von der Verarbeitung für Copilot-Antworten ausschließen. Ein solches Element kann trotzdem in einer Quellenangabe auftauchen. Richtlinien können außerdem die Verarbeitung von Prompts mit festgelegten sensiblen Informationstypen blockieren oder für solche Prompts die externe Websuche als Quelle sperren. Interne Microsoft-365-Quellen können dabei weiterhin verwendet werden.
Die promptbasierte Sperre wurde als Vorschau beschrieben und wird schrittweise ausgerollt. Ihre Verfügbarkeit hängt daher vom jeweiligen Mandanten ab. DLP prüft den eingegebenen Prompttext, scannt aber nicht den Inhalt einer Datei, die direkt an einen Prompt angehängt wird. Wer solche Uploads nutzt, sollte diese Grenze bei der Wahl der Schutzmaßnahmen berücksichtigen. Änderungen an DLP-Richtlinien können bis zu vier Stunden benötigen, bis sie in Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat sichtbar werden.
Copilot und Copilot Chat getrennt betrachten
Microsoft erklärt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten von Microsoft 365 Copilot nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet werden. Diese Aussage bezieht sich auf Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat hat eigene Datenflüsse: Die Erfahrung stützt sich grundsätzlich auf Webdaten, kann je nach Kontext aber auch nutzerseitig bereitgestellte Dateien, bestimmte Apps, Outlook oder Agents einbeziehen. Ist die Websuche aktiviert, kann eine daraus erzeugte Suchanfrage an Bing gesendet werden; dafür gelten andere Datenpraktiken als für Prompts und Antworten in Copilot Chat.
Auch beim Sperren von Copilot Chat ist die Unterscheidung praktisch: Das Entfernen oder Ausblenden des Einstiegspunkts hebt den Zugriff nicht auf. Microsoft beschreibt separate Administrationskontrollen, mit denen sich Copilot Chat für alle oder ausgewählte Nutzergruppen sperren lässt.
