Pour préparer les données de Microsoft 365 à Copilot, commencez par corriger les droits de partage trop larges, puis appliquez des protections temporaires pendant ce chantier. Microsoft recommande ensuite d’installer des garde-fous durables et d’organiser la conformité, l’audit, la rétention et le cycle de vie des données. Cette démarche s’adresse aux administrateurs qui préparent ou réexaminent un déploiement.
Pourquoi les autorisations existantes comptent
Microsoft indique que Microsoft 365 Copilot n’affiche que les contenus auxquels la personne qui l’utilise a déjà le droit d’accéder. Le service ne corrige pas les autorisations trop généreuses dans SharePoint ou OneDrive. Une personne autorisée peut donc découvrir plus facilement des documents partagés trop largement, même si elle ne savait pas qu’ils lui étaient accessibles.
1. Repérer et corriger les accès excessifs
Commencez par examiner les sites et les contenus à risque : éléments partagés au-delà du besoin, données sensibles, sites inactifs ou sans propriétaire. Microsoft recommande ensuite de retirer les accès et les liens de partage en trop, de corriger les autorisations héritées de façon inadaptée et de confirmer la responsabilité de chaque site.
Cette vérification porte sur les données déjà présentes dans l’environnement Microsoft 365. Pour les administrateurs qui doivent mettre en œuvre la procédure, le guide de déploiement de Microsoft détaille les évaluations et les contrôles de partage concernés.
2. Limiter l’exposition pendant les corrections
Pendant que les droits sont en cours de révision, Microsoft recommande des protections provisoires. Restricted Content Discovery peut exclure certains sites SharePoint de la découverte par Copilot. Purview DLP peut aussi limiter le traitement de contenus ciblés selon les règles configurées. Une fois les accès corrigés, Microsoft recommande de retirer les restrictions temporaires correspondantes.
3. Installer des garde-fous durables
Après le nettoyage, définissez des règles qui préviennent les partages excessifs dans les nouveaux sites et contenus. Microsoft cite notamment les paramètres de partage, les étiquettes de confidentialité et les règles DLP adaptées aux données de l’organisation. Ces protections doivent aussi faire l’objet d’un suivi régulier.
Microsoft Purview DLP peut empêcher Copilot d’utiliser des fichiers et des e-mails portant certaines étiquettes de confidentialité pour produire une réponse. L’élément concerné peut toutefois encore apparaître dans les citations. Des règles peuvent également bloquer le traitement d’invites contenant des types d’informations sensibles configurés, ou empêcher la recherche Web externe pour les invites correspondantes. Le blocage au niveau des invites est en préversion et son déploiement varie selon les environnements.
Une limite importante concerne les fichiers chargés directement dans une invite : DLP n’en analyse pas le contenu. Le contrôle porte sur le texte saisi dans l’invite, pas sur le contenu du fichier joint par cette voie.
4. Organiser le suivi, l’audit et la rétention
La dernière étape consiste à définir comment surveiller les accès et l’activité, traiter les exigences de conformité et gérer le cycle de vie des données. Microsoft indique que les données d’interaction de Copilot, notamment les invites et les réponses, sont stockées dans les services Microsoft 365. Les administrateurs peuvent utiliser Microsoft Purview pour l’audit, eDiscovery et la rétention, selon les règles configurées dans leur organisation.
Microsoft affirme que les invites, les réponses et les données Microsoft Graph consultées par Microsoft 365 Copilot ne servent pas à entraîner ses modèles fondationnels. Il s’agit de la politique publiée par le fournisseur. Les règles de partage, les étiquettes et les paramètres de rétention de l’organisation restent à administrer.
Microsoft 365 Copilot et Copilot Chat ont des flux distincts
Microsoft 365 Copilot peut ancrer ses réponses dans des contenus Microsoft Graph accessibles à la personne qui l’utilise. Copilot Chat s’appuie généralement sur le Web, avec des exceptions où des données organisationnelles peuvent intervenir, notamment des fichiers fournis par l’utilisateur, certains contextes d’application, Outlook ou des agents. Lorsque la recherche Web est activée, Copilot Chat peut envoyer à Bing une requête générée à partir du message. Microsoft décrit pour ces requêtes des pratiques de traitement distinctes de celles appliquées aux invites et aux réponses de Copilot Chat.
Désépingler Copilot Chat ne bloque pas son accès
Retirer Copilot Chat de l’interface ne supprime pas les autres moyens d’y accéder. Microsoft distingue cette action des contrôles administrateur qui permettent de bloquer Copilot Chat pour tout le monde ou pour des utilisateurs et groupes sélectionnés.
