Per preparare i dati di Microsoft 365 a Copilot, un’organizzazione deve prima correggere le condivisioni troppo ampie, poi applicare protezioni durature e infine gestire conformità e ciclo di vita dei dati. Microsoft afferma che Copilot rispetta le autorizzazioni dell’utente che avvia la richiesta: questo limite non corregge però gli accessi già troppo estesi.
Il limite delle autorizzazioni non corregge gli accessi
Microsoft dichiara che Microsoft 365 Copilot usa Microsoft Graph per recuperare contenuti di lavoro che l’utente è autorizzato a consultare. Non dovrebbe quindi presentare a quella persona contenuti aziendali per i quali non ha i permessi. Se però un documento SharePoint o OneDrive è accessibile a troppe persone, Copilot può renderlo più facile da trovare per chi è già autorizzato, anche se non sapeva che il documento fosse condiviso.
La preparazione riguarda quindi gli accessi e i dati dell’organizzazione, non soltanto l’interfaccia di Copilot. Microsoft raccomanda di affrontare il lavoro in tre fasi.
1. Individua e correggi le condivisioni eccessive
Comincia dai siti e dai contenuti ad alto rischio, sovra-condivisi, inattivi, senza proprietario o sensibili. Nella revisione controlla chi può accedere, i collegamenti di condivisione, le autorizzazioni ereditate e la titolarità dei siti. Rimuovi gli utenti e i link non più necessari e correggi le autorizzazioni che concedono accesso a un gruppo troppo ampio.
Questa revisione è il passaggio che riduce l’esposizione già presente in SharePoint e OneDrive. Le autorizzazioni di Copilot rispettano i permessi esistenti; non li sostituiscono né li restringono automaticamente.
2. Usa protezioni temporanee mentre correggi gli accessi
Se la revisione richiede tempo, Microsoft indica controlli temporanei per limitare l’esposizione dei siti selezionati durante la correzione. Tra questi c’è Restricted Content Discovery, che può escludere determinati siti SharePoint dalla ricerca di Copilot. Microsoft cita anche Purview DLP come misura di protezione; l’ambito dipende dalla regola configurata.
Dopo aver corretto i permessi, imposta guardrail duraturi per la condivisione e la protezione delle informazioni. Le etichette di riservatezza e la cifratura possono limitare l’uso dei contenuti protetti: in specifici casi, Copilot ha bisogno dei diritti EXTRACT e VIEW per interagirvi.
3. Consolida protezioni e governance per Copilot
Microsoft organizza la preparazione in tre fasi: correggere le condivisioni eccessive, impostare controlli duraturi e affrontare conformità e ciclo di vita dei dati. La terza fase comprende la supervisione nel tempo, i requisiti di conformità, l’audit, la conservazione e l’eDiscovery. Le politiche di conservazione configurate nell’organizzazione determinano per quanto tempo vengono mantenuti i dati.
Che cosa può fare Purview DLP e dove si ferma
Microsoft documenta più controlli DLP per le interazioni con Copilot: una regola può impedire l’uso di file ed email con determinate etichette di riservatezza nella generazione della risposta; può bloccare l’elaborazione di prompt che contengono tipi di informazioni sensibili configurati; oppure può impedire la ricerca Web esterna per prompt che corrispondono a quei tipi. Un contenuto escluso dalla generazione può comunque comparire nelle citazioni.
Il limite importante riguarda i file allegati direttamente a un prompt: DLP non ne esamina il contenuto, ma controlla il testo digitato nel prompt. Perciò il controllo sul testo non equivale a un’ispezione dell’allegato.
Microsoft descrive il blocco dei prompt sensibili come un’anteprima in distribuzione; la disponibilità può variare tra tenant. Non è quindi un controllo da considerare automaticamente attivo per ogni organizzazione.
Copilot Chat e Microsoft 365 Copilot seguono flussi diversi
Microsoft 365 Copilot può basarsi sui contenuti aziendali di Microsoft Graph accessibili all’utente. Copilot Chat, invece, usa in genere dati Web, pur prevedendo percorsi specifici per contenuti forniti dall’utente, alcune app, Outlook e agenti. Quando la ricerca Web è attiva, Copilot Chat può inviare a Bing una query generata a partire dal prompt; Microsoft descrive per queste query pratiche di gestione dei dati diverse da quelle applicate ai prompt e alle risposte di Copilot Chat.
Per Microsoft 365 Copilot, Microsoft afferma che prompt, risposte e dati di Microsoft Graph consultati non vengono usati per addestrare i modelli fondazionali. È una dichiarazione del fornitore relativa a quel prodotto e a quei dati.
Nascondere Copilot Chat non blocca l’accesso
Rimuovere Copilot Chat dai pin o nasconderne l’icona non impedisce di accedervi. Microsoft documenta controlli amministrativi separati per bloccare Copilot Chat a tutti gli utenti o a gruppi selezionati. Questo controllo riguarda Copilot Chat e non equivale a un interruttore universale per tutte le funzionalità Copilot nelle app aziendali.
Dopo la correzione degli accessi, Microsoft raccomanda di continuare a monitorare i rischi e di gestire audit, eDiscovery e conservazione con le politiche configurate nell’organizzazione.
