Netzwoche berichtete am 29. Oktober 2026, eine von Eraneos durchgeführte Studie der Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) schätze die einmaligen Kosten für einen Wechsel von Microsoft 365 bei zwei Schweizer Verwaltungen auf 25 bis 30 Millionen Franken beziehungsweise mindestens 9 Millionen Franken. Für die Umstellung veranschlage die Studie vier bis acht Jahre.
Was die Schätzungen für zwei Verwaltungen bedeuten
Laut Netzwoche führte Eraneos strukturierte Gespräche mit Beteiligten aus zwei Verwaltungen mit 6.000 und 1.500 Beschäftigten. Fünf weitere Verwaltungen beantworteten einen kürzeren Fragebogen. Die einmaligen Transformationskosten schätze die Studie auf das Sieben- bis Achtfache des jeweiligen jährlichen Microsoft-365-Budgets.
| Beispielverwaltung | Beschäftigte | Geschätzte einmalige Transformationskosten |
| Größere Verwaltung | 6.000 | 25 bis 30 Millionen CHF |
| Mittelgroße Verwaltung | 1.500 | mindestens 9 Millionen CHF |
Die Beträge sind Schätzungen für diese beiden Beispiele. Der berichtete Zeitraum für die Umsetzung beträgt vier bis acht Jahre.
Welche Arbeiten und Kosten dazugehören
Die Schätzung umfasst laut Netzwoche die Anpassung von Fachanwendungen und Daten, Schulungen und die Einführung der neuen Arbeitsweisen sowie externe Beratung und Validierung. Kosten für den Parallelbetrieb während der Umstellung und Produktivitätseinbußen nach der Schulung sind darin nicht enthalten. Die Studie rechnet außerdem mit Produktivitätseffekten, während Beschäftigte eingespielte Abläufe neu lernen.
Für Schulung und Umstellung veranschlage die Studie vier bis fünf Arbeitstage pro Beschäftigten, sofern die bisher abgedeckten Funktionen umfassend ersetzt werden. Je nach Vorhaben könnten weitere Ausgaben für Sicherheit und Compliance, Identitäts- und Zugriffsverwaltung oder die Verteilung von Software hinzukommen.
Warum der Wechsel mehr als einen Softwaretausch bedeutet
Die Studie erwartet laut Netzwoche, dass die laufenden Betriebskosten einer Alternative ungefähr auf dem Niveau von Microsoft 365 liegen. Einsparungen bei Lizenzen würden demnach weitgehend durch einen eigenen Sicherheits-Stack sowie zusätzlichen Aufwand für Integration und Abstimmung ausgeglichen.
Zu alternativen Angeboten nennt Netzwoche Lücken bei Sicherheit und Compliance, Business Intelligence, Low-Code und Automatisierung, Mobilgerätemanagement sowie vollständig integrierten KI-Funktionen. Ein Wechsel beträfe damit auch technische Abläufe, Zuständigkeiten, Support und die tägliche Arbeit. Die DVS-Studie betrachtete openDesk, entwickelt vom deutschen Zentrum für Digitale Souveränität (Zendis), als konkretes Beispiel; die Auswahl war laut Netzwoche keine Empfehlung für dieses Produkt.
Was separat über openDesk berichtet wurde
MuyComputerPRO berichtete am 8. September 2026 über einen früheren Praxistest mit rund 200 Beschäftigten des Bundes. Bei grundlegenden Büroarbeiten und E-Mail sei die Rückmeldung positiv gewesen; bei großen Videokonferenzen habe es technische Einschränkungen gegeben. Ein konkretes Datum für diesen Test nannte der Bericht nicht.
MuyComputerPRO zufolge war für Ende 2027 ein Pilot mit 3.000 Arbeitsplätzen vorgesehen. Bei erfolgreichem Verlauf könne er später auf 54.000 Arbeitsplätze der Bundesverwaltung ausgeweitet werden. Das Medium ordnete die Erprobung auch in den politischen Rahmen ein: Das 2024 verabschiedete EMBAG verpflichte Bundesstellen nach seiner Darstellung, Open-Source-Software zu nutzen, wo dies möglich ist.
Die DVS-Studie sollte Verwaltungen laut Netzwoche bei ihrer eigenen Entscheidung unterstützen. Sie empfahl weder den Wechsel noch den Verbleib bei Microsoft 365 und bezog auch schrittweise Wege in die Betrachtung ein.
