En Suisse, remplacer Microsoft 365 prendrait 4 à 8 ans

Le remplacement de Microsoft 365 dans les administrations suisses étudiées pourrait prendre 4 à 8 ans et coûter l’équivalent de 7 à 8 budgets annuels de la suite. Le 29 octobre 2026, Netzwoche a rapporté ces estimations d’une étude de Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), menée par Eraneos. L’étude ne recommande ni de changer de solution ni de conserver Microsoft 365.

Les coûts estimés pour deux administrations

Selon Netzwoche, l’étude s’appuie sur des échanges structurés avec des administrations comptant 6 000 et 1 500 employés. Cinq autres administrations ont répondu à un questionnaire plus court. Les coûts de transformation ponctuels rapportés pour les deux exemples sont les suivants :

Ces montants sont des estimations pour les deux administrations étudiées, et non des dépenses constatées. Le délai de 4 à 8 ans concerne les scénarios de mise en œuvre évalués par l’étude, pas chaque administration suisse.

Formation, intégration et coûts exclus

Le chiffrage rapporté comprend l’adaptation des applications spécialisées et des données, la formation et l’accompagnement du personnel, ainsi que le conseil et la validation externes. Il exclut les coûts d’exploitation en parallèle pendant la transition et les pertes de productivité après la formation. Netzwoche rapporte que les coûts réels pourraient être nettement plus élevés dans certains cas, notamment si la sécurité et la conformité, la gestion des identités et des accès ou la distribution des logiciels entraînent des dépenses supplémentaires.

L’étude estime aussi qu’un remplacement complet des fonctions actuellement couvertes demanderait 4 à 5 jours ouvrés par employé pour la formation et la transition. Les effets sur la productivité peuvent se poursuivre ensuite, le temps que les équipes réapprennent leurs habitudes de travail.

Remplacer un écosystème, pas seulement des outils

Selon les conclusions rapportées par Netzwoche, les économies sur les licences pourraient être largement compensées par la mise en place d’un dispositif de sécurité distinct et par le surcroît de travail lié à l’intégration et à la coordination. Les coûts d’exploitation d’une solution alternative seraient donc comparables à ceux de Microsoft 365.

L’étude décrit également un changement d’écosystème : les administrations doivent considérer l’architecture technique, les modes d’exploitation, les responsabilités, le soutien et les pratiques quotidiennes. Netzwoche rapporte des lacunes parmi les offres alternatives dans la sécurité et la conformité, l’informatique décisionnelle, le low-code et l’automatisation, la gestion des appareils mobiles et l’intégration de l’IA.

Les essais d’openDesk rapportés séparément

Un compte rendu distinct de MuyComputerPRO décrit une preuve de concept d’openDesk menée auprès d’environ 200 employés fédéraux. Le média rapporte des retours positifs sur les tâches bureautiques courantes et le courrier électronique, ainsi que des limites techniques pour les visioconférences à grande échelle. openDesk est développé par le Zentrum für Digitale Souveränität (Zendis), en Allemagne.

Le 8 septembre 2026, MuyComputerPRO indiquait qu’un pilote de 3 000 postes était visé d’ici à la fin de 2027. Une extension à 54 000 postes de l’administration fédérale était envisagée si le pilote réussissait. Le média présentait aussi la loi fédérale suisse adoptée en 2024, connue sous le sigle EMBAG, comme demandant aux organismes fédéraux d’utiliser des logiciels libres lorsque c’est possible.

L’étude ne tranche pas entre départ et maintien

D’après les conclusions rapportées par Netzwoche, l’étude estime qu’un remplacement complet à court terme ne serait pas réaliste dans les conditions décrites, qui supposeraient notamment d’accepter des coûts supplémentaires, d’augmenter sensiblement les effectifs et de faire face à des lacunes fonctionnelles. Son objectif est d’aider chaque administration à évaluer les solutions, les dépendances et les effets organisationnels, y compris des trajectoires progressives.