Badanie szacuje koszt zastąpienia Microsoft 365 w szwajcarskich administracjach

29 października 2026 r. serwis Netzwoche poinformował, że badanie Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), przeprowadzone przez Eraneos, oszacowało zastąpienie Microsoft 365 w dwóch szwajcarskich administracjach na 7–8 rocznych budżetów tej usługi. Transformacja miałaby potrwać 4–8 lat. Badanie nie zaleciło ani odejścia od Microsoftu, ani pozostania przy jego platformie.

Ile miała kosztować transformacja w dwóch administracjach

Według Netzwoche badacze przeprowadzili ustrukturyzowane rozmowy w dwóch administracjach używających Microsoft 365: jednej zatrudniającej 6 000 osób, a drugiej 1 500. Pięć kolejnych administracji wypełniło krótszy kwestionariusz. Jedną z analizowanych alternatyw był openDesk, rozwijany przez niemieckie Zentrum für Digitale Souveränität (Zendis).

To szacunki dla dwóch przykładów, nie uniwersalny cennik migracji. Netzwoche podał również, że w poszczególnych przypadkach rzeczywisty koszt może być wyraźnie wyższy.

Co uwzględniono w kosztach, a co obciążałoby pracowników

Według relacji Netzwoche szacunki obejmowały dostosowanie specjalistycznych aplikacji i danych, szkolenia oraz wdrażanie nowych rozwiązań wśród pracowników, a także zewnętrzne doradztwo i walidację. Nie uwzględniały spadku produktywności po szkoleniach ani kosztów równoległego działania starego i nowego środowiska podczas migracji. W zależności od scenariusza dodatkowych wydatków mogłyby wymagać bezpieczeństwo i zgodność, zarządzanie tożsamością i dostępem oraz dystrybucja oprogramowania.

Jeśli nowe rozwiązania miałyby kompleksowo zastąpić funkcje dostępne obecnie, badanie szacowało czas szkoleń i przejścia na 4–5 dni roboczych na pracownika. To nie obejmuje późniejszego uczenia się codziennych procedur. Netzwoche relacjonował, że badanie uwzględniało także wpływ takiej nauki na produktywność, ale bez podania jego wielkości.

Dlaczego zmiana dotyczy całego środowiska pracy

Microsoft 365 jest osadzony w rozwiązaniach technicznych, procedurach, podziale odpowiedzialności, wsparciu i codziennych nawykach organizacji. Dlatego opisane badanie traktowało migrację jako przebudowę całego środowiska pracy, a nie samą wymianę pakietu biurowego.

Według Netzwoche alternatywy mogą wymagać osobnego zestawu narzędzi bezpieczeństwa oraz większego nakładu pracy na integrację i koordynację. Badanie przewidywało z tego powodu, że bieżące koszty działania alternatyw będą podobne do kosztów Microsoft 365, mimo możliwych oszczędności na licencjach. Wśród zgłaszanych braków w ofercie alternatyw wymieniano bezpieczeństwo i zgodność, analitykę biznesową, rozwiązania low-code i automatyzację, zarządzanie urządzeniami mobilnymi oraz w pełni zintegrowane funkcje AI. Te luki dotyczyły rynku alternatyw, niekoniecznie każdej z nich w takim samym stopniu.

Badanie nie rekomendowało ani zmiany platformy, ani pozostania przy Microsoft 365. Według relacji Netzwoche uznawało pełne zastąpienie w krótkim terminie za nierealistyczne w opisanych warunkach, bez gotowości na dodatkowe koszty, znaczny wzrost zatrudnienia i poważne braki funkcjonalne. Miało służyć administracjom do oceny rozwiązań, zależności i skutków organizacyjnych, także przy rozważaniu stopniowej zmiany.

Osobno opisany pilotaż openDesk

MuyComputerPRO opisał wcześniejszą próbę openDesk z udziałem około 200 pracowników federalnych. Według tego serwisu podstawowe zadania biurowe i poczta otrzymały pozytywne oceny, natomiast wideokonferencje na dużą skalę napotykały ograniczenia techniczne. To osobna relacja o próbie, niezależna od szacunków kosztu transformacji.

MuyComputerPRO podał też, że celem było objęcie pilotażem 3 000 stanowisk do końca 2027 r.; ewentualne rozszerzenie do 54 000 stanowisk administracji federalnej zależałoby od powodzenia pilotażu. W tym samym kontekście serwis przypomniał, że przyjęta w 2024 r. ustawa EMBAG wymaga od organów federalnych korzystania z oprogramowania open source tam, gdzie to możliwe.