Secondo quanto riferito da Netzwoche il 29 ottobre 2026, uno studio di Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), condotto da Eraneos, stima che la trasformazione per le amministrazioni esaminate possa costare da 7 a 8 volte il budget annuale per Microsoft 365 e richiedere da 4 a 8 anni. Lo studio è pensato per aiutare i singoli enti a valutare le opzioni: non raccomanda né di passare a un’alternativa né di restare con Microsoft 365.
Le stime riguardano due amministrazioni di esempio
Netzwoche riferisce che lo studio si è basato su colloqui strutturati con rappresentanti di due amministrazioni che usano Microsoft 365, con 6.000 e 1.500 dipendenti. Altre cinque amministrazioni hanno risposto a un questionario più breve. Tra le alternative esaminate c’era openDesk, sviluppato dal tedesco Zentrum für Digitale Souveränität (Zendis).
Per l’amministrazione più grande, con 6.000 dipendenti, la stima una tantum è di 25–30 milioni di franchi svizzeri. Per quella con 1.500 dipendenti è di almeno 9 milioni di franchi svizzeri.
| Amministrazione di esempio | Dipendenti | Costo una tantum stimato |
| Più grande | 6.000 | 25–30 milioni di franchi svizzeri |
| Media | 1.500 | Almeno 9 milioni di franchi svizzeri |
La durata di 4–8 anni e il moltiplicatore di 7–8 budget annuali sono stime complessive riportate per gli scenari analizzati, non tempi o costi assegnati a ciascuna amministrazione. Gli importi sono stime di trasformazione, non spese consuntive.
Formazione e costi esclusi dal calcolo
Secondo il resoconto di Netzwoche, il calcolo comprende l’adattamento delle applicazioni specialistiche e dei dati, la formazione e l’adozione da parte del personale, oltre alla consulenza e alla validazione esterne. Non comprende i costi di esercizio parallelo durante la transizione né le perdite di produttività successive alla formazione.
Lo studio stima 4–5 giornate lavorative per dipendente per la formazione e il passaggio, a condizione che siano sostituite in modo completo le funzioni oggi coperte. I dipendenti potrebbero inoltre impiegare altro tempo per riacquisire le procedure quotidiane, un effetto che l’articolo non quantifica. In singoli casi, avvertono gli autori secondo Netzwoche, i costi effettivi potrebbero risultare sensibilmente più alti.
La migrazione coinvolge un intero ecosistema
La stima riguarda più del cambio di una suite per ufficio: il sistema esistente incide anche su architettura tecnica, modelli operativi, responsabilità, assistenza e abitudini di lavoro. Netzwoche riferisce che le alternative possono presentare lacune in ambiti come sicurezza e conformità, business intelligence, automazione low-code, gestione dei dispositivi mobili e funzioni di intelligenza artificiale integrate.
Anche la spesa ricorrente per una soluzione alternativa è stimata simile a quella di Microsoft 365. Il risparmio sulle licenze sarebbe in gran parte compensato da un’infrastruttura di sicurezza separata e da maggiori attività di integrazione e coordinamento. A seconda del progetto, potrebbero aggiungersi spese per sicurezza, conformità, gestione delle identità e degli accessi o distribuzione del software.
La prova di openDesk e i piani riferiti separatamente
In un articolo dell’8 settembre 2026, MuyComputerPRO riferiva di una precedente prova di concetto di openDesk con circa 200 dipendenti federali. Secondo il resoconto, il feedback era positivo per le attività d’ufficio di base e la posta elettronica; le videoconferenze su larga scala presentavano invece limiti tecnici.
La stessa testata riferiva un obiettivo di 3.000 postazioni per un pilota entro la fine del 2027 e una possibile estensione a 54.000 postazioni dell’amministrazione federale svizzera, subordinata al successo del pilota. MuyComputerPRO collegava inoltre queste iniziative all’EMBAG, approvata nel 2024, che secondo l’articolo richiede agli enti federali di usare software open source quando possibile.
