Teile ein Word-Dokument, indem du es zuerst online speicherst, in Word Freigeben auswählst und dann Zielgruppe und Berechtigungen festlegst. Anschließend kannst du den Link kopieren oder eine Einladung senden. So entscheidest du, wer das Dokument öffnen darf und ob die Person es ansehen oder bearbeiten kann.
Word-Dokument online speichern und teilen
Für einen Freigabelink muss das Dokument in einem Onlinedienst wie OneDrive oder SharePoint gespeichert sein. Öffne es danach in Word für das Web und gehe so vor:
- Wähle „Freigeben“. Damit öffnest du die Einstellungen für Einladungen und Links.
- Gib die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger ein. So kannst du bestimmte Personen direkt einladen.
- Lege Zielgruppe und Berechtigungen fest. Entscheide, wer zugreifen kann und ob die Empfänger das Dokument ansehen, kommentieren oder bearbeiten dürfen.
- Sende die Einladung oder wähle „Link kopieren“. Den kopierten Link kannst du in eine E-Mail oder Nachricht einfügen.
Die verfügbaren Berechtigungen hängen vom Konto und vom Dokument ab. Word für das Web kann Optionen zum Bearbeiten, Überprüfen oder Anzeigen sowie eine Einschränkung des Downloads anbieten.
Wer kann den Link öffnen?
Microsoft unterscheidet unter anderem zwischen einem Link für alle, die über den Link verfügen („Anyone“) und einem Link für bestimmte Personen („Specific people“). Die Wahl entscheidet, ob der Link ohne Anmeldung zugänglich ist oder ob sich die Empfänger als die benannten Personen anmelden müssen.
| Linktyp | Wer kann zugreifen? | Anmeldung erforderlich? |
| Alle mit dem Link („Anyone“) | Jede Person, die den Link erhält | Nein |
| Bestimmte Personen („Specific people“) | Nur die ausdrücklich benannten Empfänger | Ja, als die jeweils festgelegte Person |
Ein Link für alle mit dem Link lässt sich weiterleiten. Der Besitzer kann den Zugriff über diesen Link widerrufen, indem er ihn löscht. Wähle diese Freigabe daher nur, wenn auch weitergeleitete Links zum Dokument führen dürfen. Bei einem Link für bestimmte Personen müssen sich die Empfänger als die jeweils festgelegten Nutzer anmelden.
Mit einem Link für alle mit dem Link kann ein Empfänger das Dokument im Browser auch ohne Anmeldung bearbeiten. Für die Desktop-App und manche Funktionen ist ein Microsoft-Konto erforderlich. Bei Arbeits- oder Schulkonten kann die Organisation die verfügbaren Freigabeoptionen einschränken.
Berechtigungen passend zum Zweck wählen
Für eine reine Lektüre genügt die Ansichtsberechtigung. Wenn jemand Änderungen vorschlagen oder direkt am Text arbeiten soll, kommen je nach Konto und Dokument Überprüfen oder Bearbeiten infrage. Prüfe diese Einstellung vor dem Kopieren oder Senden des Links: Die Zielgruppe legt fest, wer hineinkommt, die Berechtigung, was diese Personen tun können.
Kann ein Empfänger das Dokument nicht öffnen, prüfe zuerst, ob der gewählte Linktyp diese Person einschließt. Bei „Bestimmte Personen“ muss sie sich als der angegebene Nutzer anmelden. Bei einem Arbeits- oder Schulkonto kann außerdem die Organisationsrichtlinie die gewählte Zielgruppe verhindern.
Freigabelink oder normaler Hyperlink?
Ein Freigabelink führt zu einem online gespeicherten Dokument und gewährt Zugriff entsprechend den gewählten Berechtigungen. Ein gewöhnlicher Hyperlink in einem Word-Dokument verweist dagegen auf eine Webadresse oder Datei. Ihn einzufügen lädt das Zieldokument nicht hoch und erteilt dafür keine Freigabe.
Einen Hyperlink erstellst du, indem du Text oder ein Bild auswählst und Einfügen > Link öffnest. Die Darstellung lässt sich formatieren, ohne die Verknüpfung zu entfernen. Der Link muss also nicht blau sein, sollte aber deutlich als Link erkennbar bleiben.
