Per condividere un documento Word con un link, salvalo online, aprilo in Word per il web e scegli chi può accedervi e con quali permessi. Un link «Chiunque» può essere aperto senza autenticazione da chiunque lo ottenga; con «Persone specifiche», invece, possono accedere solo i destinatari indicati, che devono autenticarsi.
Creare e inviare il link
Prima di creare un link di condivisione, il documento deve trovarsi in un servizio cloud, per esempio OneDrive o SharePoint. Per la procedura di condivisione in Word per il web, segui questi passaggi:
- Salva il documento online in OneDrive o SharePoint. Word deve poter accedere al file nel cloud per creare un link di condivisione.
- Apri il documento in Word per il web e seleziona Condividi. Si apre il pannello per invitare altre persone o creare un link.
- Scegli il pubblico e i permessi prima di inviare il documento. Decidi se vuoi consentire l’accesso a chiunque abbia il link o limitarlo a persone specifiche, quindi imposta cosa possono fare.
- Seleziona Copia collegamento per incollare il link in un messaggio o in un’e-mail. In alternativa, usa l’opzione di invito di Word per inviarlo ai destinatari indicati.
Le opzioni mostrate possono dipendere dall’account e dal documento. Negli account aziendali o scolastici, anche le impostazioni dell’amministratore possono limitare i tipi di condivisione disponibili.
Scegliere chi può aprire il documento
Microsoft distingue i link «Chiunque» da quelli «Persone specifiche». La scelta determina chi può accedere e se serve autenticarsi, indipendentemente dal permesso di visualizzare o modificare.
| Tipo di link | Chi può accedere | È richiesta l’autenticazione? |
| Chiunque | Chiunque ottenga il link, con i permessi associati | No |
| Persone specifiche | Solo i destinatari indicati | Sì, con l’identità specificata |
Con un link «Chiunque» non è necessario accedere per aprire il documento nel browser. Se il link consente la modifica, il destinatario può modificarlo nel browser senza autenticarsi; alcune funzioni e l’uso dell’applicazione desktop richiedono invece un account Microsoft. Chi riceve il link può inoltrarlo. Il proprietario può revocare l’accesso concesso tramite quel link eliminandolo.
Un link «Persone specifiche» richiede che il destinatario si autentichi come l’utente indicato. È la scelta più adatta quando vuoi limitare l’accesso a persone nominate, anziché a chiunque riceva il link. Per usare il documento nel browser, i destinatari non devono installare l’app OneDrive: è il proprietario a dover salvare il file online.
Impostare visualizzazione, revisione o modifica
Il tipo di link stabilisce chi può accedere; il permesso stabilisce cosa può fare. Word per il web può offrire opzioni come Può visualizzare, Può rivedere, Può modificare o Non può scaricare. La disponibilità dipende dall’account e dal documento.
Per un file da consultare, scegli la sola visualizzazione. Per collaborare sul contenuto, consenti la modifica; se ti servono commenti o osservazioni, scegli la revisione quando è disponibile. Prima di inviare, controlla nel pannello di condivisione sia il pubblico sia il permesso selezionato.
Se un destinatario non riesce ad aprire il documento, verifica che sia compreso nel pubblico del link. Un link riservato a persone specifiche funziona solo per i nomi indicati, mentre le impostazioni dell’organizzazione possono impedire alcune opzioni di condivisione.
Link di condivisione e collegamento ipertestuale non sono la stessa cosa
Un link di condivisione dà accesso a un documento online secondo i permessi impostati. Un collegamento ipertestuale inserito in un testo, invece, punta a un indirizzo web o a un file: non carica il documento né concede automaticamente l’accesso al destinatario.
In Word puoi creare un collegamento selezionando un testo o un’immagine e scegliendo Inserisci > Collegamento. Puoi anche modificarne il colore o lo stile senza disattivarlo. Il blu non è necessario perché funzioni, ma il collegamento dovrebbe distinguersi chiaramente dal testo e non affidarsi soltanto al colore.
