Een Word-document deel je via een link door het online op te slaan, in Word voor het web op Delen te klikken en de doelgroep en rechten in te stellen. Een link voor iedereen die hem heeft, werkt zonder aanmelding. Met een link voor specifieke personen kunnen alleen de genoemde ontvangers erbij, nadat ze zich hebben aangemeld.
Kies wie de link mag openen
Microsoft onderscheidt links voor iedereen die de link heeft en links voor specifieke personen. De keuze bepaalt wie toegang krijgt en of een ontvanger zich moet aanmelden.
| Linktype | Wie krijgt toegang? | Aanmelden | Doorsturen en intrekken |
| Iedereen met de link | Iedereen die de link ontvangt, binnen de ingestelde rechten | Niet nodig | De link kan worden doorgestuurd. Verwijder hem om de toegang via die link in te trekken. |
| Specifieke personen | Alleen de ontvangers die je noemt | Ja, als de opgegeven gebruiker | De link werkt niet voor andere ontvangers. Je kunt de link intrekken; andere, apart verleende toegangsrechten kunnen blijven bestaan. |
Een link voor iedereen is handig als ontvangers zonder account of aanmelding in de browser moeten kunnen werken. Microsoft geeft aan dat zij met zo’n link ook in de browser kunnen bewerken als die rechten zijn ingesteld. Voor sommige functies en het gebruik van het desktopprogramma is wel een Microsoft-account nodig. Omdat de link kan worden doorgestuurd, kunnen ook anderen hem gebruiken. Kies specifieke personen als alleen benoemde ontvangers toegang moeten krijgen.
Een Word-deellink maken
Het document moet eerst online staan, bijvoorbeeld in OneDrive of SharePoint. De eigenaar slaat het bestand daar op; ontvangers hoeven de OneDrive-app niet te installeren om een link in de browser te openen.
- Sla het document online op. Zet het bestand in OneDrive of SharePoint, zodat Word er een deellink voor kan maken.
- Open het document in Word voor het web. Kies daarna Delen om de deelopties te openen.
- Voeg ontvangers toe. Vul de namen of e-mailadressen in als je mensen wilt uitnodigen.
- Stel doelgroep en rechten in. Kies wie de link mag openen en of diegene mag bekijken, beoordelen of bewerken. Word voor het web kan ook de optie bieden om downloaden te blokkeren. Welke keuzes verschijnen, hangt af van het account en het document; beheerders kunnen opties voor werk- of schoolaccounts beperken.
- Verstuur de uitnodiging of kopieer de link. Kies Delen om ontvangers uit te nodigen, of Koppeling kopiëren als je de link zelf in een e-mail of bericht wilt plakken.
Als iemand het document niet kan openen
Controleer eerst of de ontvanger bij de gekozen doelgroep hoort. Bij een link voor specifieke personen moet de ontvanger zich aanmelden als de opgegeven gebruiker. Bij een werk- of schoolaccount kan een beheerder bepaalde deelopties uitschakelen. Kies in dat geval een toegestane doelgroep of vraag de beheerder welke instellingen beschikbaar zijn.
Je controleert of het delen werkt door de ontvanger de link te laten openen: bij een link voor iedereen kan dat in de browser zonder aanmelding; bij een link voor specifieke personen moet diegene als de genoemde gebruiker zijn aangemeld.
Een deellink is geen gewone hyperlink
Een deellink geeft toegang tot een online document volgens de ingestelde rechten. Een gewone hyperlink in Word verwijst naar bijvoorbeeld een webpagina of bestand. Die link maakt op zichzelf geen deellink voor een document.
Een hyperlink hoeft niet blauw te zijn om te werken: je kunt de kleur en letterstijl aanpassen zonder de linkfunctie te verwijderen. Zorg wel dat links ook op een andere manier herkenbaar zijn, bijvoorbeeld met een onderstreping. Alleen kleur is daarvoor geen betrouwbare aanwijzing.
