Para compartir un documento de Word mediante un enlace, guárdalo en OneDrive o SharePoint, abre el archivo en Word para la web y selecciona Compartir. Después elige quién podrá acceder y qué permisos tendrá. El enlace de tipo Cualquiera se puede abrir en el navegador sin iniciar sesión y reenviar; Personas específicas limita el acceso a quienes indiques, que deben autenticarse con la cuenta designada.
Crear y enviar el enlace desde Word para la web
El documento debe estar guardado en línea antes de compartirlo. OneDrive y SharePoint permiten crear enlaces para archivos almacenados en la nube.
- Guarda el documento en OneDrive o SharePoint. Word necesita que el archivo esté en línea para compartirlo mediante un enlace.
- Abre el documento en Word para la web y selecciona Compartir. Desde ahí puedes invitar a destinatarios o preparar un enlace.
- Elige quién podrá acceder. Añade los nombres o las direcciones de correo de las personas indicadas, o selecciona la opción para cualquiera que tenga el enlace si está disponible.
- Selecciona los permisos. Elige lo que podrán hacer los destinatarios antes de enviar la invitación o copiar el enlace.
- Pulsa Compartir para enviar una invitación o Copiar vínculo para pegar el enlace en otro mensaje.
Word Para Todos publicó en 2022 una demostración del guardado en OneDrive, la selección de permisos, la creación del enlace y la edición colaborativa. La interfaz que aparece corresponde a una versión anterior de Word.
Elegir quién puede abrir el enlace
La opción Cualquiera facilita el acceso desde el navegador, pero el enlace puede reenviarse. Personas específicas restringe el acceso a los destinatarios designados y exige que se identifiquen con la cuenta indicada.
| Tipo de enlace | Quién puede abrirlo | Inicio de sesión | Reenvío y revocación |
| Cualquiera | Cualquier persona que tenga el enlace | No hace falta para abrirlo en el navegador | Se puede reenviar; borrar el enlace revoca el acceso que concede |
| Personas específicas | Solo las personas designadas | Deben autenticarse con la cuenta indicada | No se transfiere a otras personas; el enlace es revocable |
Si eliges Cualquiera, cuenta con que el enlace pueda llegar a otras personas. Al borrarlo, se revoca el acceso concedido mediante ese enlace; los permisos otorgados por otras vías pueden seguir activos.
Elegir entre ver, revisar o editar
La audiencia determina quién puede abrir el archivo; los permisos determinan qué puede hacer cada destinatario. Word para la web ofrece opciones como Puede ver, Puede revisar, Puede editar y No puede descargar. Las opciones disponibles dependen de la cuenta y del documento, y un administrador de una cuenta de trabajo o educativa puede restringir los tipos de enlace.
Quien recibe un enlace Cualquiera puede abrirlo en el navegador sin instalar la aplicación OneDrive. Si el permiso lo permite, también puede editar allí sin iniciar sesión. Algunas funciones y el uso del programa de escritorio requieren una cuenta Microsoft.
Si el destinatario no puede abrir el documento
Comprueba que el enlace incluya a esa persona. Con Personas específicas, el destinatario debe iniciar sesión con la cuenta que se indicó al compartir. Si trabajas con una cuenta de empresa o de un centro educativo, las opciones de uso compartido pueden estar limitadas por el administrador.
Enlace para compartir o hipervínculo
Un enlace para compartir concede acceso al documento en la nube según la audiencia y los permisos elegidos. Un hipervínculo convierte un texto o una imagen en un acceso a una dirección web, un archivo o un lugar del documento; por sí solo no sube el archivo a internet ni concede permisos para abrirlo.
En Word puedes crear un hipervínculo desde Insertar > Vínculo y cambiar su color o fuente sin eliminar el enlace. La Universidad Estatal de Michigan explica que modificar el formato no desactiva el hipervínculo. Para que se identifique con facilidad, la Universidad de Carolina del Sur recomienda no depender solo del color y usar un texto descriptivo.
