Dal 5 ottobre 2026 è in vigore in Spagna il Royal Decree 723/2026: i datori di lavoro devono fornire informazioni scritte sui sistemi algoritmici o automatizzati che determinano o modificano alcune condizioni di lavoro. Il capitolo II, che disciplina queste informazioni, si applica ai rapporti di lavoro di durata superiore a quattro settimane. Il decreto recepisce in parte la direttiva (UE) 2019/1152. (Testo del decreto)

Quali decisioni sul lavoro rientrano nella norma

L’obbligo riguarda i sistemi algoritmici o automatizzati impiegati per determinare o modificare la durata o la distribuzione dell’orario di lavoro, l’assegnazione delle mansioni, la retribuzione, la progressione professionale, il luogo di lavoro o la cessazione del rapporto.

La regola si riferisce ai datori di lavoro e ai lavoratori che rientrano nell’ambito dello Statuto dei lavoratori spagnolo; per gli obblighi informativi del capitolo II vale la soglia dei rapporti che durano più di quattro settimane. Il perimetro riguarda decisioni specifiche sulle condizioni di lavoro, non ogni algoritmo utilizzato in un’azienda.

Che cosa devono comunicare i datori di lavoro e quando

Per i sistemi usati nelle decisioni elencate, le informazioni scritte devono indicare che il sistema esiste e descriverne le linee guida, i criteri e le regole di funzionamento. L’articolo 3.2(k) non richiede espressamente la consegna del codice sorgente. (Testo del decreto)

Chi avvia un nuovo rapporto di lavoro deve ricevere le informazioni prima che il rapporto cominci. Se sono già contenute nel contratto scritto, quel documento soddisfa l’obbligo. Le informazioni possono essere consegnate su carta o in formato elettronico, purché siano accessibili, conservabili e stampabili; il datore di lavoro deve mantenere la prova della trasmissione o della ricezione.

Se cambiano condizioni di lavoro interessate dalla norma, il datore di lavoro deve comunicarlo per iscritto il prima possibile e, al più tardi, entro il giorno in cui il cambiamento entra in vigore. Per i lavoratori con disabilità o limitazioni della capacità intellettiva, le informazioni devono essere accessibili e comprensibili.

Che cosa possono chiedere i lavoratori già assunti

Chi era già in un rapporto di lavoro quando il decreto è entrato in vigore può chiedere le informazioni che non possiede già. Il datore di lavoro ha 30 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta per fornirle. È una procedura diversa da quella prevista per chi inizia un nuovo rapporto, per il quale le informazioni sono dovute prima dell’avvio.

La differenza rispetto alla norma spagnola del 2021

Il Real Decreto-ley 9/2021 aveva introdotto un diritto all’informazione per i rappresentanti dei lavoratori: riguardava i parametri, le regole e le istruzioni degli algoritmi o dei sistemi di intelligenza artificiale che potevano incidere sulle condizioni di lavoro, sull’accesso al lavoro o sulla continuità del rapporto, anche attraverso la profilazione. (Testo del Real Decreto-ley 9/2021)

Il Royal Decree 723/2026 aggiunge un obbligo di informazione scritta destinato al singolo lavoratore nell’ambito delle informazioni sulle condizioni essenziali del rapporto. Le due norme riguardano destinatari e obblighi informativi distinti.