Voor werk zonder internet past een desktopprogramma zoals LibreOffice; voor samenwerken in de browser zijn webapps geschikter. Organisaties die hun kantooromgeving zelf willen beheren, kunnen kijken naar Nextcloud Office of Collabora Online, maar moeten ook het serverbeheer meenemen.
Op deze pagina
- Drie manieren om met kantoorsoftware te werken
- Offline werken en Office-bestanden overzetten
- Browserapps zijn geen desktopprogramma’s
- Zelf hosten vraagt ook om beheer
Drie manieren om met kantoorsoftware te werken
De keuze draait vooral om waar je werkt en wie het beheer doet. Revista Cloud Computing beschrijft LibreOffice als desktopoptie voor offline werk en onder meer Google Docs, Zoho Office en ONLYOFFICE als browsergerichte samenwerkingsopties. Dezelfde publicatie noemt Nextcloud Office en Collabora Online als opties voor gebruik op eigen servers.
| Werkwijze | Voorbeelden | Belangrijkste afweging |
| Werken op een desktop, ook offline | LibreOffice | Kan Microsoft Office-bestanden openen en opslaan; complexe opmaak en VBA-macro’s kunnen extra werk vragen. |
| Samenwerken in de browser | Microsoft 365 voor het web, Google Docs, Zoho Office, ONLYOFFICE, CryptPad | Je werkt met webapps; de gratis mogelijkheden verschillen per dienst. |
| Een kantooromgeving zelf beheren | Nextcloud Office, Collabora Online | Je beheert de server en het onderhoud; gratis software betekent niet automatisch gratis hosting of ondersteuning. |
Wie de vormgeving van desktopprogramma’s wil bekijken, kan ook terecht bij de Engelstalige vergelijking van Andy Malone. Die bevat beelden van LibreOffice en FreeOffice.
Offline werken en Office-bestanden overzetten
Als je geregeld zonder internet werkt, is LibreOffice een desktopoptie. Een browserdienst is dan een andere manier van werken. LibreOffice kan bestanden in DOCX-, XLSX- en PPTX-formaat openen en opslaan, maar dat garandeert niet dat een ingewikkeld document er na omzetting precies hetzelfde uitziet. LibreOffice waarschuwt dat complexe opmaak handmatig herstel kan vragen.
Dat verschil is belangrijk bij documenten met veel opmaak en bij spreadsheets met automatisering. VBA is de macrotaal die Excel gebruikt. Volgens de LibreOffice Calc Guide gebruiken VBA en LibreOffice-macro’s verschillende objecten en methoden; code kan daarom aanpassing in de Basic IDE vereisen. Een XLSX-bestand kunnen openen betekent dus niet dat de macro’s vanzelf op dezelfde manier werken. Als een werkmap van VBA afhankelijk is, controleer dan die automatisering voordat je overstapt.
Browserapps zijn geen desktopprogramma’s
De Nederlandse Microsoft-pagina biedt gratis webversies van Word, Excel en PowerPoint en noemt 5 GB OneDrive-opslag. Microsoft Support maakt onderscheid tussen deze webapps en de desktopapps die bij betaalde abonnementen horen. De webversies passen bij werk in de browser; wie juist een installeerbaar programma of offline gebruik nodig heeft, zoekt een andere oplossing.
Andere browsergerichte opties in de vergelijking zijn Google Docs, Zoho Office en ONLYOFFICE. De productbeschrijvingen komen uit Revista Cloud Computing; voor een keuze is het verstandig de actuele voorwaarden van de dienst zelf te bekijken, omdat gratis mogelijkheden niet voor alle opties gelijk zijn.
Zelf hosten vraagt ook om beheer
Nextcloud Office en Collabora Online zijn volgens Revista Cloud Computing te gebruiken in een zelf beheerde omgeving. Dat kan passen bij een organisatie die de kantooromgeving op een eigen server wil draaien. De afweging gaat dan niet alleen over de software: serverbeheer, onderhoud en ondersteuning kosten ook tijd of geld. Een gratis softwarepakket maakt de volledige omgeving dus niet vanzelf kosteloos.
Kies LibreOffice als offline desktopwerk vooropstaat en je bestanden niet afhankelijk zijn van VBA-automatisering. Werk je vooral samen via de browser, vergelijk dan de voorwaarden van de webdienst die je wilt gebruiken. Zelf hosten past bij organisaties die het serverbeheer bewust op zich nemen.
